Das Haushaltsrecht bremst die Verwaltungsdigitalisierung. Das muss es aber nicht. Unser aktuelles Policy Paper stellt klar Forderungen auf, wie die Bundeshaushaltsordnung (BHO) die Verwaltungsdigitalisierung voranbringen kann. Das Policy Paper basiert auf drei tiefgreifenden Workshops und Expert:innengesprächen mit Verwaltungspraktiker:innen aus ganz Deutschland.  

Neben den konkreten Handlungsempfehlungen hat das Projekt durch unseren praxisorientierte Forschungsansatz noch etwas klar aufgezeigt: Die Verwaltungstransformation funktioniert nur, wenn man die echten Expert:innen beteiligt – die Verwaltungsmitarbeitenden. Unsere klaren Handlungsempfehlungen und besondere Herangehensweise stoßen aktuell auf positive Resonanz in persönlichen Gesprächen und der Presse. 

Im Podcast Public Sector Insider berichtet unsere Geschäftsführerin Ann Cathrin Riedel gemeinsam mit Bernd Schlömer, Staatssekretär für Digitalisierung sowie CIO des Landes Sachsen-Anhalt und Themenpate unseres BHO-Projekts, umfassen über das Policy Paper und seine Hintergründe.  

Im Tagesspiegel hebt Ann Cathrin Riedel darüber hinaus hervor, wie viel Veränderungswille in der Belegschaft steckt. Denn die Mitarbeitenden des öffentlichen Dienstes kennen die alltäglichen Probleme, sind selbst von ihnen frustriert und haben oft schon alltagstaugliche Ideen, wie es besser gehen kann. Das Know-how der Beschäftigten im öffentlichen Dienst ist ein Schatz, der immer noch kaum gehoben wurde. Aber genau daran arbeiten wir auch in unseren kommenden Projekten weiter. 

Der Behördenspiegel berichtet auch in seiner Print Version umfassend über unser Policy Paper. Besonders die vier Kernforderungen werden deutlich beleuchtet:  

1. Flexibilisierung und Standardisierung des Haushaltsrechts durch die Reduktion des administrativen Aufwandes
2. Die Weiterentwicklung der Rolle der Beauftragten für den Haushalt (BfdH) zu strategischen Partner:innen fördert durch Dialog den Erfolg von Digitalisierungsprojekten 
3. Die Weiterentwicklung der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung zu einem agilen, begleitenden Steuerungsinstrument ermöglicht die effiziente Umsetzung innovativer Digitalisierungsprojekte
4. Verbindliche digitale Standards ersetzen die aktuelle Papierbelegpflicht und schaffen die Voraussetzung für eine vollautomatisierte Rechnungsbearbeitung

Wie wird digitale Souveränität in der Verwaltung wirklich umsetzbar? Statt unklarer Vorgaben und individueller Risikoabwägungen braucht es verbindliche Rahmenbedingungen, um Abhängigkeiten wirksam abzubauen.

Im Gastbeitrag im Tagesspiegel Background argumentieren Ann Cathrin Riedel (Geschäftsführerin von NExT e.V.) und Anke Obendiek (DigitalService), dass digitale Souveränität in der Verwaltung nur gelingen kann, wenn strategische Entscheidungen nicht auf der Umsetzungsebene hängen bleiben.

Statt die Verantwortung für digitale Souveränität einzelnen Verwaltungsmitarbeitenden zu überlassen, brauche es klare politische Prioritäten, verbindliche Beschaffungsregeln und gezielte Unterstützung beim Aufbau souveräner Cloud-Lösungen. Nur so könne die Verwaltung ihre digitale Handlungsfähigkeit langfristig sichern und strategische Abhängigkeiten wirksam reduzieren.

Unser neues Policy Paper Forderungen für ein digitaltaugliches Haushaltsrecht: Anpassung der haushaltsrechtlichen Rahmenbedingungen an die digitale Transformation zeigt auf, an welchen Stellen die bestehenden haushaltsrechtlichen Rahmenbedingungen Digitalisierungsprojekte erschweren und welche Reformen erforderlich sind. Auf Grundlage von Interviews und Workshops identifiziert das Paper rechtliche, organisationale und kulturelle Hürden für die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten und leitet daraus konkrete Handlungsempfehlungen ab. Im Mittelpunkt stehen vier Reformfelder – die Flexibilisierung und Standardisierung des Haushaltsrechts, die Weiterentwicklung der Rolle der Beauftragten für den Haushalt, eine agile Wirtschaftlichkeitsuntersuchung sowie die Schaffung verbindlicher digitaler Standards für die Haushalts- und Rechnungsbearbeitung. Ziel ist es, die bewährten haushaltsrechtlichen Grundsätze zu erhalten und gleichzeitig die Rahmenbedingungen für Digitalisierungsprojekte effizienter zu gestalten.

Zur Veröffentlichung haben Bernd Schlömer (Staatssekretär für Digitalisierung und CIO in Sachsen-Anhalt) und Ann Cathrin Riedel (NExT Geschäftsführerin) mit Viola Heeger vom Tagesspiegel Background Digitalisierung & KI gesprochen. Zur Berichterstattung des Tagesspiegel Background geht es hier.

Das Creative Bureaucracy Festival bringt seit 2018 Menschen aus dem gesamten Verwaltungskosmus zusammen: von Verwaltungsmitarbeitenden über Expert:innen aus der Wissenschaft bis hin zu  Vordenker:innen aus NGOs. In diesem Jahr war NExT als Teil des Bündnisses für Staatsreform mit gleich drei Veranstaltungen am Programm beteiligt: einem Get-Together, einem Workshop und einem Panel.

Dabei hatten wir eine klare Leitfrage, die wir in allen drei Formaten von unterschiedlichen Seiten beleuchtet haben: Was kann die Staatsmodernisierung für die Zivilgesellschaft tun?  Und die Resonanz war überwältigend. Jedes Format war fast bis zum letzten Platz besucht. Ein klares Zeichen dafür, dass eine zivilgesellschaftliche Perspektive auf Staatsmodernisierung viele Menschen. 

Was steckt hinter dem Bündnis für Staatsreform? 

Das Bündnis für Staatsreform ist eine gemeinsame Initiative der Agora DigitaleTransformation,  ProjectTogether (Re:Form) und NExT. Gemeinsam sind wir davon überzeugt, dass die entscheidende Frage ihm Rahmen der Staatsmodernisierung nicht ist, ob wir mehr oder weniger Verwaltung brauchen, sondern wie Staat und Verwaltung Gemeinwohl fördern und demokratisches Vertrauen stärken können. Um diese Frage zu beantworten, fehlt eine Perspektive in der aktuellen Debatte aber komplett: die der Zivilgesellschaft. Diese Lücke wollen wir mit dem Bündnis für Staatsreform schließen. Als überparteiliches Bündnis werden wir seit Herbst 2025 von der Stiftung Mercator gefördert.   

Get-Together: Gemeinsam mehr erreichen 

Für uns begann der Festival-Tag mit einem Get-Together, um zivilgesellschaftliche Stimmen untereinander stärker zu vernetzen. Denn wir haben in unseren Gesprächen mit zivilgesellschaftlichen Organisationen schon früh gemerkt, dass zwar alle eine Perspektive und konkrete Vorschläge für die Staatsmodernisierunghaben, die Interessenbündelung für eine effektive Kommunikation gegenüber der Politik aber noch ausbaufähig ist.  Deshalb sind wir nach einer Vorstellung des Bündnisses für Staatsreform, unserer Zielsetzung sowie einem Impuls des Festivaldirektors Bernd Fesel direkt in den offenen Austausch beim Netzwerk-Bingo eingestiegen

Workshop: Reform für wen und wie erreichen wir  Gehör in Verwaltung und Politik? 

Der Workshop vertiefte und strukturierte die Debatte aus dem Get-Together mit zwei pointierten diese Impulse am effektivsten Gehör in Verwaltung und Politik finden? Das Format bot Raum für tiefgreifende Diskussion und Ausarbeitung. Der Workshop machte greifbar, was möglich ist, wenn Zivilgesellschaft nicht nur kommentiert, sondern aktiv mitgestaltet.  Statt vieler Einzelmaßnahmen braucht es klare Visionen, transparente Strategien und eine stärkere Einbindung zivilgesellschaftlicher Perspektiven in politische Entscheidungsprozesse.   

Panel: Die Staatsmodernisierung braucht Visionen  

Schon zu Beginn des Bündnisses für Staatsreform konnten wir einen zentralen Aspekt für eine gelingende Staatsmodernisierung herausarbeiten, der sich auch im Get-Together und dem Workshop nochmal bestätigt hat: Es braucht klare, messbare Visionen. Einzelmaßnahmen reichen schlichtweg nicht aus. Ganz in diesem Sinne haben wir unter dem Motto “Deutschland 2030: Stell dir vor, der Staat ist modernisiert” spannende Persönlichkeiten aus der Zivilgesellschaft für einen Impulsvorträge eingeladen: 

• Anne Brorhilker (Vorständin, Bürgerbewegung Finanzwende e.V.) beleuchtete, was ein reformierter Staat für Steuergerechtigkeit bedeuten könnte. Ein Kernanliegen: Stärker auf spezialisiertes Personal setzen, um effektiver Steuerbetrug zu bekämpfen. 

• Sascha Müller-Kraenner (Bundesgeschäftsführer, Deutsche Umwelthilfe e.V.) skizzierte, welche Handlungsspielräume ein effizienter Staat in der Umweltpolitik eröffnet. Dabei legte er sein Augenmerk auf ein Anliegen, das viele nicht von einem Umweltschützer erwartet hätten: Wir brauchen schnellere Genehmigungsverfahren – in allen Belangen.

• Maike Wittmann (Projektmanagerin, Zentrum für neue Sozialpolitik) sprach über die sozialpolitischen Möglichkeiten für ein handlungsfähigen Gemeinwesens. Zentral war in ihrem Input das Thema Vertrauen, um Verwaltungsaufwand zu reduzieren. 

• Timo Lange (Kampagnenleiter, LobbyControl) stellte die Frage nach echter demokratischer Beteiligung und Transparenz.

Moderiert wurde das Panel von Markus Leick, Lead des Bündnisses für Staatsreform. Die Impulse machten eines deutlich: Ein reformierter Staat ist kein Selbstzweck. Er ist die Grundlage dafür, dass Umweltschutz wirksam ist, soziale Gerechtigkeit gelebt wird, Beteiligung funktioniert und Bürger:innen dem Staat wieder stärker vertrauen. 

Am 29. April war die Premiere unseres neuen Austauschformats: Gemeinsam mit dem DigitalService des Bundes haben wir zu „Pizza & Verwaltung” eingeladen.

Bei der ersten Ausgabe unseres neuen Austauschformats haben wir gemeinsam mit wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen aus Bundestagsbüros über eine der zentralen Fragen der Verwaltungstransformation gesprochen: Wie funktioniert eine nachhaltige und kosteneffiziente Digitalisierung? Die Grundlage für unseren Austausch lieferte das neue Policy Paper von GovImpact: „Für eine echte Digitalrendite: Nachhaltige Effizienz statt kurzfristiger Sparlogik”.

In GovImpact kombinieren NExT und der DigitalService das Wissen und die Umsetzungspraxis aus Digitalisierungsprojekten unserer Netzwerke. So identifizieren wir systematisch Erfolgsfaktoren guter digitaler Verwaltungsleistungen. Im Rahmen von Workshops und Interviews mit Expert:innen und Praktiker:innen haben wir drei Ansätze identifiziert, wie die Verwaltung versucht, den Herausforderungen der digitalen Verwaltungstransformation gerecht zu werden. Dabei ist klar geworden, dass nur ein Ansatz nachhaltig Kosten einspart und die Verwaltung für Bürger:innen und Unternehmen verbessert: grundlegende Modernisierung statt kurzfristiger technologischer Pflaster. Die vier zentralen Weichenstellungen für eine echte Digitalrendite finden Sie in unserem Two Pager.

Ein Blick in den Maschinenraum der Verwaltung

Nach einer kurzen Begrüßung und dem Kennenlernen startete das Programm mit einem Impuls von den Autor:innen des Papers Ann Cathrin Riedel (NExT e.V.) und Joshua Pacheco (DigitalService). Im Zentrum stand die Erkenntnis, dass weder pauschale Kürzungen noch technologische Einzelmaßnahmen die Handlungsfähigkeit des Staates erhöhen. Der vorgestellte Ansatz einer echte Digitalrendite entsteht ausschließlich durch die grundlegende Modernisierung der staatlichen Wertschöpfungskette. Dafür ist es aber unerlässlich, dass Modernisierungserfolge systematisch sichtbar und messbar machen lassen.

Warum Haushalts- und Rechtslogik Effizienz verhindern können

Einen fachlichen Kommentar aus der Praxis lieferte Laura Kromminga (PD – Berater der öffentlichen Hand). Sie machte deutlich, dass aktuelle Haushaltsstrukturen und rechtliche Rahmenbedingungen Effizienzgewinne häufig eher verhindern als ermöglichen.

Ein zentrales Problem: Kosten und Nutzen digitaler Lösungen entstehen oft auf unterschiedlichen föderalen Ebenen. Während Investitionen zentral erfolgen, profitieren Kommunen oder nachgelagerte Behörden von den Effizienzgewinnen. Klassische Finanzierungs- und Nachnutzungslogiken greifen hier zu kurz und verhindern die Skalierung funktionierender Lösungen.

Austausch auf Augenhöhe und mit Wiederholungsbedarf

Im anschließenden Deep Dive wurde es interaktiv: Die Teilnehmenden aus Bundestagsbüros, Think Tanks und der Zivilgesellschaft brachten ihre eigenen Erfahrungen aus der parlamentarischen Arbeit ein und diskutierten, welche politischen und haushälterischen Hebel notwendig sind, um Digitalvorhaben künftig anders zu steuern. Neben den inhaltlichen Impulsen zeigte sich so schnell ein weiterer großer Mehrwert des Formats: Der offene Austausch zwischen Mitarbeitenden aus verschiedenen MdB-Büros, die im Alltag oft vor ähnlichen Herausforderungen stehen, aber selten die Gelegenheit haben, diese gemeinsam zu reflektieren.

Die Premiere von „Pizza & Verwaltung“ hat gezeigt: Es braucht Räume, in denen politische Praxis, Verwaltungsperspektive und Digitalexpertise zusammenkommen. Das Format soll daher künftig fortgesetzt werden, um weitere Erfolgsfaktoren guter digitaler Verwaltungsleistungen zu präsentieren und diskutieren. Wir danken allen Teilnehmenden herzlich für die lebhafte Diskussion und freuen uns auf die nächste Runde „Pizza & Verwaltung“.

Was bringt digitale Transformation im Staat wirklich? Statt auf Kürzungen oder KI-Quickfixes zu setzen, müsse Verwaltung ihre IT grundlegend modernisieren und den Mehrwert konsequent messen.

Im Gastbeitrag im Tagesspiegel Background argumentieren Ann Cathrin Riedel (Geschäftsführerin von NExT e.V.) und Joshua Pacheco vom DigitalService des Bundes, dass staatliche Digitalisierung nicht an kurzfristigen Einsparungen gemessen werden darf.

Statt schneller Sparmaßnahmen oder isolierter KI-Lösungen brauche es eine grundlegende Modernisierung von IT-Systemen und Prozessen. Stattdessen brauche es moderne, nutzerzentrierte IT-Strukturen und eine strategische Betrachtung der sogenannten „Digitalrendite“  also des langfristigen Mehrwerts digitaler Transformation für Effizienz, Servicequalität und Vertrauen in staatliches Handeln.

Am Dienstag, den 24. Februar 2026, trafen sich Verwaltungsmitarbeitende und Haushaltsverantwortliche in Hannover. Der Workshop fand im Niedersächsischen Ministerium für Inneres, Sport und Digitalisierung statt. Es war der dritte Workshop im Projekt „Für digitaltaugliche Verwaltungsvorschriften von morgen“. Das Projekt gehört zur föderalen Digitalstrategie des IT-Planungsrats.

Im letzten Workshop ging es um Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Dieses Mal stand ein anderes Thema im Fokus. Es ging um die Beauftragten für den Haushalt nach § 9 BHO.

Das Ziel: Gemeinsam Wege zu finden. Die Haushaltssteuerung soll die digitale Transformation aktiv unterstützen und sicher begleiten.

Dabei wurden folgende zentrale Erkenntnisse und Herausforderungen festgehalten:

• Rollenverständnis – Gemeinsam gestalten statt nur prüfen: Oft wird die Haushaltsabteilung erst spät als kontrollierende Instanz eingebunden, was zu Reibungen führt. Das gemeinsame Zielbild der Teilnehmenden ist jedoch eine partnerschaftliche Beratung auf Augenhöhe: Haushaltsexpert:innen möchten frühzeitig als strategische Partner unterstützen, um Projekte rechtssicher aufzugleisen.
• Strukturelle Hemmnisse: Die Diskrepanz zwischen starrer Haushaltslogik und agiler Arbeitsweise führt oft zu „Horror-Szenarien“, in denen Geldfluss und Projektfortschritt entkoppelt sind. Zudem verhindert eine zu späte Einbindung der Haushaltsverantwortlichen rechtzeitige Korrekturen, was oft zu Verzögerungen im Zeitplan führt.
• Kulturelle Barrieren: Angst vor den Regeln der BHO/LHO und mangelndes Vertrauen zwischen Fachbereichen und Haushalt erschweren die Zusammenarbeit. Es braucht eine Kommunikation auf Augenhöhe statt Hierarchiedenken („Kollegial vor Funktional“).

Die Kernbotschaft des Workshops in Hannover ist deutlich: Weg von der reinen Kontrolle, hin zur Partnerschaft. Um Digitalprojekte zum Erfolg zu führen, benötigt es eine radikal frühere und beratende Einbindung der Haushaltsverantwortlichen, um die Verwaltung zukunftsfähig zu machen.

Alle Erkenntnisse des Projekts werden wir nach Abschluss im Q2/2026 veröffentlichen. Die Ergebnisse fließen direkt in die Arbeit zur Weiterentwicklung der BHO und nachgelagerter Verwaltungsvorschriften ein und werden gegenüber dem Bundesministerium der Finanzen (BMF) adressiert.

Wir bedanken uns herzlich beim Niedersächsischen Innenministerium für die Gastfreundschaft, der Hochschule der Bundesagentur für Arbeit für produktive inhaltliche Zusammenarbeit und bei allen Teilnehmenden für die offenen Worte und die konstruktiven Lösungsvorschläge.

Wie geht es weiter? Aktuelle Updates zum Projekt und Informationen zu weiteren Terminen werden wir bald auf unserer Website sowie auf dem Beteiligungsportal des Landes Sachsen-Anhalts veröffentlichen.

Das Thema Staatsreform ist 2025 endlich aus dem Dornröschenschlaf erwacht. Mit Gründung des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung sowie den Modernisierungsagenden haben Bundesregierung und Länder erste konkrete Reformvorschläge auf den Weg gebracht. Das ist ein Fortschritt.

Der Staatsreform fehlt aber eine gesellschaftliche Zielperspektive. Die bisherige Debatte ist auf Bürokratieabbau verengt, vor allem aus wirtschaftlicher Perspektive. Sprich: Wenn wir nur genug Regelungen streichen, läuft der Motor schon wieder. Das ist gefährlich unterkomplex. Denn Bürokratie ist kein Übel an sich und der Abbau oder gar Rückbau derselben allein keine tragfähige Vision. Vielmehr ist Bürokratie das Rückgrat des Rechtsstaats und die Garantie, dass wir nicht der Willkürherrschaft des Stärkeren ausgesetzt sind. Sind Trump und seine Tech Bros nicht Warnung genug?

Die Staatsreform darf nicht leichtfertig zum Spielfeld eines Lobbykampfes werden, in dem Wirtschaftsinteressen gegen gesellschaftliche Schutzgüter wie Klagerechte der Zivilgesellschaft, Umweltschutz oder Sozialstandards ausgespielt werden. So macht man sich weite Teile der Zivilgesellschaft zum Gegner und bringt sie in eine Abwehrhaltung. Und man wird so auch nicht die 73 Prozent der Bürgerinnen und Bürger überzeugen, die den Staat laut dbb-Studie als überfordert ansehen, gesellschaftliche Probleme anzugehen.

Dabei hat nicht nur die Wirtschaft ein elementares Interesse an einem handlungsfähigen Staat. Auch die Zivilgesellschaft – Wohlfahrtsverbände, Kommunalnetzwerke, Stiftungen, Vereine und Initiativen – gehört dazu. Es sind diese Akteure, die täglich mit staatlichen Regeln, Verfahren und Vollzugspraxis arbeiten und dabei das Gemeinwohl im Blick haben.

Beispiel Klimageld: Das Projekt der Vorgängerregierung scheiterte vor ein paar Jahren auch daran, dass der Staat die Auszahlung an die Bürger:innen nicht organisieren konnte. Beispiel Steuergerechtigkeit: Der Gesellschaft entgehen laut Schätzungen der Steuer-Gewerkschaft jährlich über 100 Milliarden Euro, weil es an Personal in der Steuerfahndung fehlt, KI nicht systematisch zum Einsatz kommt und nicht-digitalisierte Prozesse den Betrug leicht machen.

Und im Sozialbereich wissen viele Anspruchsberechtigte im Dschungel hunderter Sozialleistungen gar nicht, was ihnen eigentlich zusteht oder verzweifeln an den komplizierten Antragsprozessen. Ein proaktiver, digitaler Staat kann die soziale Teilhabe erhöhen. Gerade in Fragen der Sozialstaatsreform verfügen zivilgesellschaftliche Akteure über Umsetzungserfahrung und sehen früh, wo staatliche Verfahren scheitern, zu kompliziert sind oder Menschen ausschließen.

Was bislang fehlt, sind Kanäle, um dieses Wissen in die Staatsreform einzubringen: strukturierte Beteiligung zivilgesellschaftlicher Organisationen bei der Ausgestaltung zentraler Reformvorhaben, frühe Einbindung in der Gesetzesvorbereitung, dauerhafte Austauschformate zwischen Ministerien, Verwaltung und Zivilgesellschaft – vergleichbar mit den etablierten Dialogformaten der Wirtschaft. Beteiligungs- und Umsetzungsformate der Zivilgesellschaft sollten dort priorisiert werden, wo die Modernisierungsagenda selbst große Hebel sieht, etwa bei der Digitalisierung von Sozialleistungen, beim Datenaustausch zwischen Behörden oder bei der Entlastung kommunaler Verwaltungen im Vollzug.

Nur wenn wir die Reformdebatte aus der technokratischen Nische herausholen und nicht auf wirtschaftliche Interessen reduzieren, kann sie die Kraft entwickeln, unseren Staat im Sinne des Gemeinwohls zu modernisieren.

Ann Cathrin Riedel ist Publizistin und Expertin für Digitalpolitik, Verwaltungstransformation und Demokratie. Als Geschäftsführerin von NExT e.V. setzt sie Impulse für die Modernisierung der Verwaltung, um Digitalisierung als Schlüssel für eine zukunftsfähige Gesellschaft und stabile Demokratien zu nutzen.

Markus Leick ist Verwaltungswissenschaftler und koordiniert das Bündnis für Staatsreform. Als ehemaliger Diplomat und Amtsleiter bei der Stadt Kassel kann er auf langjährige praktische Verwaltungserfahrung in Bund und Kommune zurückgreifen.

Dr. Stefan Heumann ist Digitalexperte und Geschäftsführer der Agora Digitale Transformation. Zuvor hat er die Stiftung Neue Verantwortung (jetzt Interface) als Think Tank auf digitalpolitische Themen ausgerichtet und einige Jahre als Vorstand mitgeleitet.

Dieser Beitrag erschien zuerst im Berlin.Table

Am Mittwoch, den 4. Februar 2026, trafen sich Verwaltungsmitarbeitende aus 15 Verwaltungsorganisationen unterschiedlicher föderaler Ebenen in den Räumlichkeiten der FITKO in Frankfurt zum zweiten Workshop des Projekts „Für digitaltaugliche Verwaltungsvorschriften von morgen: Mit Beteiligung modernes Recht für die digitale Transformation schaffen“. Das Projekt ist Teil der föderalen Digitalstrategie des IT-Planungsrates und dort im Schwerpunktthema Digitale Transformation verankert.

Ziel des Projektes ist es, die rechtlichen Rahmenbedingungen der Bundeshaushaltsordnung (BHO) und ihrer Verwaltungsvorschriften auf ihre Digitaltauglichkeit zu prüfen und konkrete Hindernisse für IT- und Digitalisierungsprojekte zu identifizieren. Im Fokus dieses Workshops stand dabei die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (§ 7 BHO) inklusive der IT-Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (IT-WiBe).

Dabei brachten die Teilnehmenden vielfältige Praxiserfahrungen ein und diskutierten gemeinsam zentrale Herausforderungen, die bei der Durchführung einer WiBe auftreten:

• Qualitative Kriterien: Die Integration qualitativer Aspekte – wie zum Beispiel Kriterien der digitalen Souveränität – in die WiBe ist oft, da diese schwer darstellbar sind.
• Agile Projekte: Die WiBe denkt Projekte in einer Wasserfalllogik, in welcher davon ausgegangen wird, dass zu Beginn schon klar ist, wie das Endprodukt aussieht. Agile Projekte brechen mit dieser Logik: Zielstellungen werden in dieser iterativ erarbeitet und angepasst.
• Erfahrung der Projektverantwortlichen: Viele Beteiligte verfügen nicht über ausreichend Erfahrung in der Erstellung einer WiBe, was diesen Prozess verlängert. Eine mögliche Lösung könnte die Bündelung von Kompetenzen an zentralen Stellen sein.
• Langfristige Projekte: Projekte, die über viele Jahre laufen oder über föderale Grenzen hinweg gestaltet sind, erfordern große Datenmengen, die häufig unvollständig oder nur schwer verfügbar sind.

Alle Erkenntnisse des Workshops werden wir am Ende des Projektes im Q2/2026 veröffentlichen.

Wir möchten uns an dieser Stelle herzlich bei der FITKO für die Bereitstellung der Räumlichkeiten und bei allen Teilnehmenden für ihr Engagement und die wertvollen Beiträge bedanken.

Der nächste Workshop findet am 24. Februar 2026 in Hannover statt. In diesem werden wir uns der Rolle der Beauftragten für den Haushalten (§9 BHO) widmen. Hier gibt es weitere Informationen zu diesem Workshop.

Deutschland steht vor großen Her­aus­forderun­gen. Unser Staat wird diesen Aufgaben derzeit nicht genügend gerecht. Was es jetzt braucht, ist eine umfassende Staatsreform, die die Modernisierung und Digitalisierung der Verwaltung vorantreibt.

Hier spielen Expertisen aus der Zivilgesellschaft eine entscheidende Rolle. Deshalb haben wir uns mit der Agora Digitale Transformation und ProjectTogether zum Bündnis für Staatsreform zusammengeschlossen, welches von der Stiftung Mercator gefördert wird. Gemeinsam tragen wir als Bündnis dazu bei, die Verwaltung hand­lungs­fähiger zu machen und eine zivilgesellschaftliche Perspektive auf das Thema Staatsreform zu entwickeln. Dafür bringen wir überparteilich Fachleute aus Politik, Verwaltung, Zivilgesellschaft und Wissenschaft zusammen und setzen auf einen vertrauensvollen Austausch. Stets mit dem Ziel, konkrete Lösungen zu entwickeln und in die Umsetzung zu bringen.

Im Interview sprechen Stefan Heumann, Geschäftsführer Agora Digitale Transformation, Markus Leick, Lead Bündnis für Staatsreform bei Re:Form von Project Together, sowie Ann Cathrin Riedel über ihre Motivationen und Visionen für das Bündnis.

Lieber Markus, liebe Ann Cathrin, lieber Stefan, was hat Eure Organisationen motiviert, sich zum Bündnis für Staatsreform zusammenzuschließen? 

Ann Cathrin, NExT: Die Staatsmodernisierung muss gesellschaftliche Priorität werden. Um dem eher technokratischen Thema breitere Aufmerksamkeit und Blickwinkel zu schenken, war für uns ein Bündnis nur logisch.

Stefan, Agora Digitale Transformation: Wir sehen an vielen Stellen, dass die Anforderungen der Digitalisierung nicht mehr zu den bestehenden staatlichen Strukturen passen. Hier besteht Reformbedarf. Zugleich bietet Digitalisierung die Chance, Regierungshandeln und Verwaltung transparenter, partizipativer und bürgerfreundlicher zu machen.

Markus, Re:Form, ProjectTogether: Es ist unser gemeinsames Ziel, den Staat zu reformieren, um Vertrauen in unsere Demokratie zurückzugewinnen. Weil wir dieses große Ziel ernst nehmen und sich unsere Expertisen und Netzwerke ergänzen, war ein Miteinander der nächste logische Schritt. Denn gemeinsam sind wir stärker.

Welche Expertise bringt Ihr jeweils in das Bündnis ein? 

Stefan, Agora Digitale Transformation: Digitalisierung und Staatsmodernisierung sind eng verknüpft. Wir bringen vor allem unsere Expertise im Bereich der Digitalisierung an dieser Schnittstelle ein.

Markus, Re:Form, ProjectTogether: Einerseits unsere jahrelange Erfahrung in der Gestaltung innovativer Formate, welche einladen, neu über Probleme nachzudenken und Lösungen zu entwickeln. Andererseits ist bei Re:Form über die Jahre ein beeindruckendes Netzwerk aus Verwaltungspionier:innen von Bund bis zur Kommune entstanden, mit guten Kontakten zu politischen Stakeholdern.

Ann Cathrin, NExT: Neben unseren Mitgliedern haben wir ein Netzwerk von über 5.000 Enthusiast:innen der Verwaltungstransformation. An vielen Orten in Deutschland funktionieren viele Dinge schon sehr gut. Über unser Netzwerk können wir Beispiele auf die öffentliche und politische Bühne heben.

Was könnt Ihr mit Euren vereinten Expertisen erreichen, das alleine nicht möglich wäre? 

Stefan, Agora Digitale Transformation: Mit dem Bündnis wollen wir das Signal senden, dass Staatsreform nur mit vereinten Kräften gelingen kann und gemeinsam für mehr politische Aufmerksamkeit sorgen. Zudem wollen wir Ressourcen bündeln und unsere Netzwerke stärker zusammenbringen. Bei uns trifft evidenzbasierte Forschung auf Expertise von Verwaltungspraktiker:innen, sodass unsere Empfehlungen an Politiker:innen in jedem Fall praxistauglich und lösungsorientiert sind.

Wo steht Deutschland aktuell beim Thema Staatsreform und warum braucht es das Bündnis gerade jetzt? 

Markus, Re:Form, ProjectTogether: Das Thema ist 2025 aus seinem Dornröschenschlaf erwacht. Die Gründung des Bundesministeriums für Digitalisierung und Staatsmodernisierung sowie die Modernisierungsagenden sind wichtige Meilensteine mit vielen guten Ansätzen. Allerdings fehlt bisher eine überzeugende Erzählung vom Staat von morgen und Input aus der Zivilgesellschaft. Mit Austauschformaten möchten wir diese frühzeitig einbinden.

Ann Cathrin, NExT: Es sind viele gute Papiere geschrieben worden. Neben der Umsetzung dieser Vorhaben braucht es klare Steuerung, verbindliche Vorgaben und bessere Rahmenbedingungen für die Nachnutzung. Deshalb braucht es einen Austausch zwischen Politik und Verwaltungspraxis, damit diese Vorgaben und Rahmenbedingungen auch den Bedarfen der Verwaltung entsprechen.

Stefan, Agora Digitale Transformation: Es gibt viele gute Ideen. Die werden aber nur umgesetzt, wenn politische Aufmerksamkeit auf dem Thema bleibt. Dafür wollen wir sorgen. Und für eine stärkere Einbindung gesellschaftlicher Perspektiven in den Reformdiskurs.

Welche Erfolge habt Ihr mit dem Bündnis bereits erzielt?

Stefan, Agora Digitale Transformation: Wir konnten bereits in zahlreichen Formaten partei- und sektorenübergreifend sehr unterschiedliche Akteure miteinander in den Austausch bringen. Dabei wurde deutlich, dass uns trotz unterschiedlicher Rollen und Perspektiven mehr eint als trennt.

Ann Cathrin, NExT: Ich erfreue mich an jedem Aha-Moment, den wir miterleben dürfen. Sei es, weil jemand durch Erklärungen einer Expertin endlich ein Problem versteht, oder weil jemand merkt, dass es Verbündete bei einem Thema gibt. Ich bin davon überzeugt, dass über die Kontakte, die wir herstellen, ganz viel in Bewegung gesetzt wird.

Markus, Re:Form, ProjectTogether: Ich freue mich, wenn unsere Formate dazu beitragen, Überparteilichkeit bei Aspekten der Staatsreform herzustellen; wenn der “common ground”, über den man sich unter Demokrat:innen nicht streiten muss, durch vertrauensvolle Gespräche und die Vernetzung kluger Köpfe größer wird.

Welche Projekte geht Ihr in diesem Jahr als Bündnis an? 

Markus, Re:Form, ProjectTogether: Der Staatsreform fehlt eine gesellschaftliche Zielperspektive. Die bisherige Debatte ist auf Bürokratierückbau verengt, vor allem mit wirtschaftlicher Motivation. Wir möchten uns daran machen, diese zivilgesellschaftliche Stimme zu formen und ihr Gehör zu verschaffen.

Stefan, Agora Digitale Transformation: Dafür wollen wir beispielsweise Wohlfahrtsverbände, Umweltvereine und Steuergerechtigkeitsinitiativen zusammenbringen. Diese beschäftigen sich de facto bereits mit Aspekten der Staatsreform. Allerdings oft mit Fokus auf ihr Politikfeld und weniger mit Bezügen zum übergreifenden Staatsmoderninisierungsdiskurs.

Ann Cathrin, NExT: Deshalb möchten wir ein Forum bieten, hieraus eine ganzheitliche Perspektive auf die Staatsreform zu entwickeln, die wir anschließend über unsere Netzwerke sowie diverse Formate in Politik und Verwaltung hineintragen.

Was habt Ihr in der gemeinsamen Zusammenarbeit für die Staatsreform bisher gelernt?

Ann Cathrin, NExT: „Wir arbeiten jetzt zusammen“ klingt so leicht. Aber es ist sehr viel Arbeit, ein gemeinsames Ziel und daraus abgeleitete Wege zu erarbeiten. In der Verwaltung sind es noch mehr als drei Akteure, für die man das erreichen muss. Solch eine Grundlagenarbeit ist aber überaus wichtig.

Markus, Re:Form: Wir teilen ein breites gemeinsames Verständnis von der Staatsreform, haben dabei eigene Blickwinkel auf bestimmte Einzelaspekte. Unser Miteinander ist ein sehr gutes Sounding Board, unsere Argumente zu überprüfen und zu schärfen.

Stefan, Agora Digitale Transformation: Es ist nicht einfach, in einem Bündnis zu agieren. Zivilgesellschaftliche Organisationen müssen im volatilen politischen Berlin ihre oft geringen personellen Ressourcen durch strategische Weitsicht ausgleichen. Hier im Einklang zu agieren und gemeinsam Strategien zu entwickeln, erfordert Einiges an Abstimmung. Zugleich können wir aber auch voneinander lernen und unsere Wirkungskreise miteinander teilen.

Zu guter Letzt: Was macht Euch Mut, dass die Staatsreform 2026 tatsächlich vorankommt?

Stefan, Agora Digitale Transformation: Wir sind grundsätzlich Optimist:innen. Sonst würden wir uns gar nicht mit so einem dicken Brett befassen. Und wir spüren ein politisches Momentum. Was vor ein paar Jahren noch unrealistisch war, scheint nun möglich. Der Reformdruck kommt aus allen Ebenen, von der Geopolitik bis hin zu den Kommunen.

Ann Cathrin, NExT: Die Menschen, die an der Verwaltungstransformation in ganz Deutschland arbeiten, geben mir Mut und Hoffnung. Sie sind das komplette Gegenteil des Klischee-Verwaltungsmitarbeitenden. Die Überstunden, die sie für die Staatsmodernisierung leisten, sind jetzt schon beträchtlich.

Markus, Re:Form, ProjectTogether: Dass Bund und Länder nicht mehr hinter die Modernisierungsagenden zurück können, und an der Umsetzung zu messen sind, ist ein wichtiger Schritt. Gleichzeitig machen mir unsere Vorgespräche mit Vereinen und Verbänden Mut, dass wir 2026 gemeinsam eine starke zivilgesellschaftliche Stimme in den Diskurs einbringen können.