Enabling Once-Only und Single Digital Gateways

von Katharina Buchsbaum, Gesellschaft für Informatik e.V. Erstveröffentlichung: Enabling Once-Only und Single Digital Gateways – PIAZZA (piazza-konferenz.de)

In dem Workshop „Enabling Once-Only und Single Digital Gateways: Eine Datenexpedition durch die Registermodernisierung“ organisiert von den PIAZZA-Trägerorganisationen, der Gesellschaft für Informatik e. V. (GI) und NExT e. V., fanden sich Teilnehmende aus öffentlicher Verwaltung, Unternehmen und Wissenschaft ein, um sich mithilfe einer Datenexpedition über Aspekte, Möglichkeiten und Anforderungen der Registermodernisierung auszutauschen. Geleitet wurde der Workshop von Stefan Ullrich (GI), Wolfgang Glock (GI / Landeshauptstadt München), Mathea Essinger (NExT e. V.), Ann Cathrin Riedel (NExT e. V.) und Tami Kelling (GI).

Der Workshop lud die Teilnehmenden zu einer Datenexpedition durch die Registermodernisierung ein. Die Datenexpedition fand in zwei Teilen statt, wobei der erste Teil aus einem Brainstorming zu einem datengetriebenen Cockpit (Dashboard) für Verwaltungsprozesse bestand. Der zweite Teil beschäftigte sich mit dessen konkreter Ausgestaltung. In einem Outcome wurden die Ergebnisse besprochen, die als Anstoß für weitere Follow-Ups dienen sollen.

Die Methode: Datenexpedition
Bei der Datenexpedition sollten Begriffe und Schlagworte auf Kärtchen gesammelt und Relationen zwischen diesen hergestellt werden. Die Teilnehmenden blieben dabei immer im Gespräch. Ausgegangen wurde von den für eine Registermodernisierung relevanten Daten (wie Personaldaten, aktueller Stand des Verfahrens, etc.), denen „Themen“, „Akteure“, „Normen“ und „Tools“ zugeordnet werden konnten.

Datenexpedition Teil 1
Nach der Vorstellung der Workshop-Methode und einem inhaltlichen Impuls zu den Themen „Once-Only“ und „Registermodernisierung“ begann der erste Teil der Datenexpedition, geleitet durch die Initialfragen: „Wie könnte ein datengetriebenes Cockpit oder Dashboard für Verwaltungsprozesse aussehen?“ und „Welche Daten werden dafür benötigt?“. Für eine bessere Vorstellung wurde als Beispiel der Verwaltungsakt eines Ausweises für Parkanwohner*innen genutzt.

Im Brainstorming sammelten die Teilnehmenden Ideen zu den Kategorien relevanter Daten, Themen, Akteure, Normen und Tools auf dem Concept-Board. Ganz im Sinne der Datenexpedition wurde von den Daten ausgegangen, das heißt, Stichworte und Überlegungen zu Datentypen standen nun zentriert auf dem Concept-Board. Stichworte in Bezug auf Akteure, Normen, Themen und Tools wurden den Datentypen zugeordnet. Im ersten Teil der Datenexpedition sammelten die Teilnehmenden somit unterschiedliche relevante Datentypen (z.B. Personendaten, Geodaten etc.) und deren Relationen auf dem Concept-Board.

In der Diskussionsrunde ergaben sich mehrere interessante Gesprächspunkte und Diskussionspunkte, zum Beispiel welche Rolle die DSGVO als bestehende Norm spielt. Außerdem redeten die Teilnehmenden darüber, dass bestehende, für den Prozess notwendige Daten, bereits vorhanden und abrufbar sein sollten (Once-Only). Diskutiert wurde daher, wie Daten und deren Historie ausgetauscht werden könnten und welche Schnittstellen es brauche. Am Ende des ersten Teils der Datenexpedition markierten die Teilnehmenden die jeweiligen Bereiche, in denen sie bereits Kompetenzen und Expertise mitbringen.

Datenexpedition Teil 2
Im zweiten Teil der Datenexpedition kehrten die Teilnehmenden zu der ursprünglichen Initialfrage zurück, um die konkrete Ausgestaltung eines potentiellen Dashboards zu erarbeiten. Vor allem wurde beleuchtet, welche Barrieren und Hindernisse die gesammelten Daten, Schlagworte/Themen, Akteure, Normen und Tools betreffen könnten, während unbearbeitete Themen im Backlog gespeichert wurden. In der Diskussion stellten die Teilnehmenden Relationen zwischen den gesammelten Ideen und Kärtchen her, wodurch ein Prototyp für ein Dashboard entstand. Dabei einigten sich die Teilnehmenden auf relevante Aspekte für so ein Dashboard, wie den aktuellen Stand des Verfahrens, Fachverfahren, Kalender, Hilfesysteme, Einwilligung, Datenkatalog und die Datenhistorie.

Besonders wichtig war den Teilnehmenden dabei eine einheitliche Definition von Datenkatalogen, die Klarheit von Datenverknüpfungen sowie die Transparenz von Fachverfahren für Bürger*innen. Eine zentrale Instanz, die das gemeinsame Datenverständnis und den Datenaustausch reguliert, wurde außerdem als sinnvoll erachtet. Weitere Überlegungen machten die Teilnehmenden zu den Themen IT-Sicherheit, Manipulationsschutz, Nachvollziehbarkeit von Änderungen in Registern und der Bedeutung von Schnittstellen, insbesondere auf kommunaler Ebene.

Outcome und Follow-Up
In der abschließenden Diskussion ging es um die weitere Planung und Umsetzung des Dashboards. Die Zielgruppen des Dashboards sind potentiell alle, die Online-Angebote nutzen, einschließlich der Bürgerinnen und Unternehmen. Die Benutzerfreundlichkeit soll daher in Zusammenarbeit mit der Zielgruppe verbessert werden. Es wurde außerdem betont, dass nicht nur externe Nutzerinnen, sondern auch die Verwaltung selbst von den Prozessen profitieren sollte, indem sie vereinfacht und verschlankt werden.

Insgesamt zeigte die Diskussion die Bedeutung des nutzerzentrierten Designs und der Zusammenarbeit mit verschiedenen Interessengruppen, um ein effektives Dashboard und verbesserte Verwaltungsprozesse zu entwickeln. Mithilfe von NExT e. V. sollen daher Verbindungen zu anderen Akteuren aus dem Bereich, beispielsweise der NExT-Community für nutzerzentriertes Design, hergestellt werden.

Um die Ideen und den Austausch weiter voranzutreiben wollen sich die Teilnehmenden Mitte Januar treffen.

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