Zusammen mit dem Land Sachsen-Anhalt und der FITKO führten einen interaktiven Workshop auf dem IT-Fachkongress in Hannover durch, um wichtige Impulse zu Themen wie Verwaltungstransformation, Führungskompetenzen und Personalmanagement zu sammeln.
Seit diesem Jahr kooperiert NExT stärker mit dem IT-Planungsrat, genauer dem Schwerpunktthema „Digitale Transformation“ und der FITKO und wird auch über diese finanziert. Zum Auftakt der Kooperation haben wir einen gemeinsamen Workshop im Rahmen des IT-Fachkongresses in Hannover durchgeführt. Ziel war es in einem interaktiven Format, Impulse und Bedarfe aus der Verwaltungscommunity zu Themen des Schwerpunkts herauszuarbeiten, an denen künftig weitergearbeitet werden kann.
Den Workshop eröffnete Staatssekretär Bernd Schlömer, der als Vertreter des Landes Sachsen-Anhalt für den Schwerpunkt „Digitale Transformation“ verantwortlich ist. Er betonte, wie wichtig die Expertise der Menschen ist, die direkt an der Verwaltungstransformation arbeiten. Außerdem wurden die Themen seines Schwerpunktes skizziert: Fort- und Weiterbildung des Personals der öffentlichen Hand – auch durch informelles Lernen, die strukturierte Identifikation der Hemmnisse der digitalen Transformation sowie der Etablierung Standards für die verbesserte Zusammenarbeit und der Beschleunigung der digitalen Transformation.
Der Workshop orientierte sich an der Methode eines World Cafés. An vier Thementischen wurden in jeweils zwei Runden folgende Themen diskutiert: Hindernisse der Verwaltungstransformation, Entwicklung von Führungskräften, Kreativitätsmethoden in der Verwaltung und Personalmanagement in der Verwaltungstransformation. Mit Kaffeehausmusik und Süßem wurde angeregt diskutiert. Die Diskussionen und ihre ersten Erkenntnisse stellen wir im Folgenden dar.
In der ersten Gruppe wurden die Herausforderungen diskutiert, die durch das Festhalten an alten Strukturen und eine gewisse Veränderungsaversion in der Verwaltung entstehen. Viele Teilnehmende waren sich einig, dass Neuerungen häufig auf Zurückhaltung stoßen – teils auch bei ihnen selbst. Um Veränderungsprozesse erfolgreich zu gestalten, wurden zwei zentrale Ansätze hervorgehoben:
Zum einen geht es um strukturelle Anpassungen, die agilere Arbeitsweisen ermöglichen sollen. Dazu zählen die Reform föderaler Strukturen, um mehr Handlungsspielräume zu schaffen, sowie flachere Hierarchien, die Einzelnen mehr Verantwortung übertragen. Ein strukturiertes Onboarding bei neuen Tools wurde ebenfalls als entscheidend angesehen – insbesondere, da die Digitalisierung anfangs oft Mehraufwand bedeutet. Hier sollten ausreichend Zeit und individuelle Betreuung eingeplant werden.
Zum anderen gehe es um ein Umdenken und einen kulturellen Wandel, der vollzogen werden muss. Veränderungsbereitschaft müsse durch gezielte Kommunikation gestärkt werden – etwa, indem die Vorteile von Neuerungen klar vermittelt und ein gemeinsames Zielbild entwickelt werden. Wichtig ist laut den Diskussionsteilnehmenden eine authentische Unterstützung durch die obersten Führungskräfte, um den Wertewandel vorzuleben und Veränderungs-Verweigerern nicht zu viel Einfluss zu geben.
Die zweite Kleingruppe setzte sich mit der Frage auseinander, welche Kompetenzen Führungskräfte in der Verwaltung benötigen und wie diese gezielt durch Fortbildungen entwickelt werden können. Ein zentrales Thema war die Veränderung der Führungsrolle: Während in der Vergangenheit oft fachliche Expertise im Vordergrund stand, rückt zunehmend die Fähigkeit zur Menschenführung in den Fokus. Dies sollte sich auch in den Kriterien für Beförderungen widerspiegeln.
Ein wesentliches Handlungsfeld betrifft die Kommunikationskompetenzen von Führungskräften. Die Fähigkeit, Informationen in den richtigen Kontext zu setzen und Kommunikationsprozesse innerhalb des Teams und der gesamten Organisation aktiv zu steuern, wurde als essenziell angesehen.
Ein weiterer Schwerpunkt lag auf dem Vertrauen in die Mitarbeitenden. Führungskräfte müssen lernen, Verantwortung gezielt abzugeben und Mitarbeitenden Entscheidungskompetenzen zu übertragen. Diese Fähigkeit sollte stärker in Schulungsprogrammen verankert werden, um eine moderne, eigenverantwortliche Arbeitsweise zu fördern.
Auch der Umgang mit technologischen Entwicklungen wurde thematisiert. Führungskräfte müssen kein tiefgehendes technisches Wissen haben, sollten aber verstehen, welche Nutzungsmöglichkeiten digitale Werkzeuge bieten. Daher sollten Fortbildungen entsprechende Grundlagen vermitteln.
Schließlich wurde betont, dass eine Führungskultur etabliert werden muss, in der es akzeptiert ist, nicht auf alle Fragen eine sofortige Antwort zu haben. Diese Offenheit erleichtert den Umgang mit Veränderungen und fördert eine lernbereite Organisation.
In einer weiteren Session wurde in zwei Runden das Thema Kreativität in der Verwaltung intensiv diskutiert. Nach einem kurzen Input zur Frage „Was ist Kreativität und wie hat sich der Begriff entwickelt?“entbrannte eine leidenschaftliche Debatte. Dass überhaupt die Notwendigkeit besteht, darüber nachzudenken, ob und wie Kreativität in der Verwaltung eine Rolle spielen kann, zeigt, wie sehr die Grundsätze der Verwaltung mit denen der Kreativität im Widerspruch stehen.
Kreativität erfordert Freiräume, Zeit, Experimentierfreude und eine hohe Fehlertoleranz – Eigenschaften, die in der Verwaltung oft schwer zu realisieren sind. Verwaltungen setzen auf feste Strukturen, Regelabläufe, Arbeitszeiten bis spätestens 19 Uhr und eine geringe Fehlertoleranz. Doch angesichts externer Entwicklungen wie digitaler Technologien und der allgemeinen Beschleunigung von Veränderungsprozessen verändern sich auch Verwaltungsstrukturen.
Es wurde deutlich, dass es in Verwaltungen zahlreiche Kreativitätskiller gibt – zum Beispiel starre Stellenbeschreibungen, Datenschutzbestimmungen oder die Beteiligung divergierender Interessengruppen. Gleichzeitig wurden jedoch auch Methoden identifiziert, die bereits erfolgreich angewendet werden, um neue Lösungsansätze durch den Einsatz kreativer Technologien zu finden.
Einigkeit herrschte darüber, dass der Einsatz von Kreativitätstechnologien lohnenswert ist, um gerade in komplexen Fragestellungen bessere Lösungen zu entwickeln. Dennoch bleibt es eine Abwägungsfrage, ob in allen Bereichen der Verwaltung Kreativität gefragt ist. So bleibt eine Rechtsverordnung eine Rechtsverordnung – hier gibt es wenig Spielraum für kreative Interpretation. Es wurden daher auch klare Bereiche herausgearbeitet, in denen neue Ansätze erforderlich sind, etwa bei der Entwicklung von Lösungen in Hackathons oder Innovationslabs. „Und übrigens: Auch Albert Einstein war Verwaltungsmitarbeiter – und seine kreativen Ideen haben nicht nur die Wissenschaft, sondern die Welt verändert!“
Im Zentrum der Diskussion des vierten Tisches zum Thema „Personalmanagement in der Verwaltungstransformation“ stand die Feststellung, dass die Ressource Mensch der zentrale Erfolgsfaktor für die Verwaltung und ihre Transformation ist. Daraus ergibt sich: Die Personalabteilung muss das Herzstück – oder der Diamant – der Verwaltung sein. Sie verantwortet nicht nur die Gewinnung neuer Talente, sondern auch die Qualifizierung des bestehenden Personals. Dafür braucht es einen klaren Mindsetwechsel: weg von reiner Personalverwaltung hin zu strategischer Personalentwicklung. Diese strategische Ausrichtung erfordert mehr klassische HR-Expertise, wie sie aus der freien Wirtschaft bekannt ist – und damit auch eine gezielte Entwicklung der Personalabteilungen selbst.
Eine moderne Verwaltung muss eine Gelingenskultur schaffen, die von echter Wertschätzung geprägt ist – beginnend mit einem professionellen Onboarding, das einen vorbereiteten Arbeitsplatz, funktionsfähige Technik und eine persönliche Begrüßung einschließt. Ebenso wichtig ist ein attraktives Arbeitsumfeld mit guter Ausstattung und gelebter Work-Life-Balance. Viele Spielräume, die für die gezielte Personalgewinnung bei der Verwaltungstransformation nötig sind, bestehen bereits in Tarifverträgen und im Beamtenrecht – doch diese müssen von Personalabteilungen, Führungskräften und Bewerber:innen besser verstanden und genutzt werden. Besonders Quereinsteiger:innen und Menschen mit Transformationskompetenzen könnten so leichter eingestellt werden.
Zudem braucht es alternative Karrierepfade: Fachkarrieren müssen genauso wertgeschätzt und ermöglicht werden wie Führungspositionen. Nicht jede:r will oder kann führen – und das ist in Ordnung. Abschließend wurde betont, dass Initiativbewerbungen erleichtert werden sollten. Eine zentrale Stelle, die Bewerbungen annimmt und kompetenzbasiert vermittelt, könnte dabei helfen, Talente und Bedarfe passgenauer zusammenzubringen.
Wir bedanken uns recht herzlich für das große Interesse an unserer Session und das durchgehend positive Feedback für einen interaktiven Workshop auf dem IT-Fachkongress. Wir planen weitere Formate, Konsultationen und Workshops – wer darüber informiert werden möchte, um sich bei Interesse zu beteiligen, kann sich gerne auf unserem Email-Verteiler eintragen (öffentliche Hand only).
Die Thementische wurden betreut von Theresa Amberger (NExT), Stephan Fuhrmann (NExT), Elisabeth Breitenstein (MID Sachsen-Anhalt) und Ann Cathrin Riedel (NExT). Fotos: Jutta Horstmann
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