NExT-Studie zur Nachnutzung in der öffentlichen Verwaltung

Nachdem wir im letzten Jahr das Thema Vernetzung und Communities of Practice untersucht haben, widmen wir uns aktuell einem weiteren zentralen Baustein der Verwaltungsmodernisierung: Nachnutzung in der öffentlichen Hand.

Unter Nachnutzung verstehen wir im Rahmen der Studie die gezielte Übernahme, Wiederverwendung oder Mitnutzung bereits entwickelter (digitaler) Lösungen, Methoden, Prozesse, Vorgehensweisen oder Daten durch andere Behörden oder Organisationseinheiten. Dies kann von der vollständigen Übernahme bis zur Adaption einzelner Bestandteile reichen und betrifft nicht nur technische Komponenten (z. B. Software, Schnittstellen, Module), sondern auch organisatorisches Wissen, Dokumentationen, Standardvorgehen oder Best Practices.

Warum wir uns mit Nachnutzung beschäftigen

Die Idee zur Studie entstand unter anderem durch Erkenntnisse unserer letzten Untersuchung: Viele Teilnehmende der NExT-Communities wünschen sich dort vor allem den Austausch über Lösungen, die sie nachnutzen können. Doch der Zugang zu solchen Best-Practices funktioniert bislang nur eingeschränkt.

Unsere ersten Recherchen zeigen, dass die Landschaft der Austauschplattformen und Marktplätze stark fragmentiert ist, was eine Übersicht über alle vorhandenen Lösungen erschwert. Gleichzeitig entstehen weiterhin Insellösungen und Doppelentwicklungen, wodurch Effizienzpotenziale der Nachnutzung ungenutzt bleiben. Viel zu häufig werden im Förderkontext noch immer Innovationen stärker belohnt als die Wiederverwendung bereits bewährter Ideen (siehe auch Policy Paper der Agora Digitale Transformation). Auch die grundsätzlich gute EfA-Idee (Einer-für-Alle) bei den OZG-Online-Diensten bleibt deutlich hinter den Erwartungen zurück. Allerdings gibt es aktuelle politische Bestrebungen, die Einheitlichkeit und Verbindlichkeit in der Umsetzung von Digitalisierungsprojekten zu stärken – ein Signal, dass Nachnutzung mehr Aufmerksamkeit verdient.

Was wir mit der Studie erreichen wollen

Unsere Studie setzt genau hier an und will mehr Wissen über die Nachnutzungspraxis in der Realität schaffen und daraus praxistaugliche Handlungsempfehlungen ableiten.
Konkret verfolgen wir diese Ziele:

• Begriffliche Schärfung und Förderung einer gemeinsamen Verständigung über Nachnutzung
• Übersicht über bestehende Nachnutzungs- und Austauschplattformen
• Status-quo-Erhebung zur aktuellen Nachnutzungs-Praxis
• Identifikation von Bedarfen und Hindernissen
• Zielbildentwicklung & Handlungsempfehlungen

Unser Vorgehen

In den letzten zwei Monaten führten wir Interviews mit über 30 Expert:innen aus Verwaltungen sämtlicher föderaler Ebenen sowie mit Vertreter:innen öffentlicher und privatwirtschaftlicher Unternehmen. Darunter waren unter anderem Digitalisierungsbeauftragte, Referats- und Abteilungsleiter:innen, Länder-CDOs, Smart-City-Manager:innen, Plattform-Community-Manager:innen, OZG- und FIM-Koordinator:innen sowie Bürgermeister:innen.

Die Interviews liefern uns bereits viele wertvolle Einsichten, die wir derzeit auswerten. Darauf aufbauend entwickeln wir eine Online-Umfrage, die Ende Oktober startet. Ziel ist es, mit einer hohen Fallzahl die Ergebnisse zu validieren und ein breites Bild zur Nachnutzungspraxis zu gewinnen.

Erste Einblicke aus den Interviews:

Schon jetzt zeichnen sich klare Linien ab. Die Idee der Nachnutzung wird von den Befragten grundsätzlich begrüßt, die Praxis zeigt jedoch viele Stolpersteine. Als Chancen werden vor allem Effizienzgewinn durch Arbeitsteilung, einheitliche Lösungen, monetäre Einsparungen, Qualitätssicherung und die bessere Nutzung von Synergien genannt. Ein Nachnutzungsprojekt kann beispielsweise der Auslöser für nachhaltige Zusammenarbeit zwischen Kommunen oder Behörden sein.

„Wenn wir einfach Dinge nachnutzen und gemeinsam nutzen, dann muss nur einer Energien investieren, der andere kann gewisse Anpassungen machen und es dann direkt übernehmen. Das ist eine Riesenerleichterung und schafft Synergien.“
 – Interviewteilnehmer:in

Demgegenüber stehen deutliche Hürden. Genannt wird vor allem der föderale Aufbau, der Insellösungen begünstigt und den Austausch über Ländergrenzen hinweg auch rechtlich erschwert. Hinzu kommen die fehlende Übersicht über bestehende Lösungen, geringe Anreize für den zusätzlichen Aufwand, eigene Entwicklungen bereitzustellen, sowie die verbreitete Haltung, dass lokale Besonderheiten individuelle Lösungen erfordern. Das EfA-Konzept scheitert zudem häufig an seiner organisatorischen Komplexität. Darüber hinaus beziehen sich die Vorgaben zu OZG und EfA ausschließlich auf Online-Dienste, während für Fachverfahren bislang kaum verbindliche Regelungen existieren.

In den Interviews wurde daher wiederholt der Wunsch nach mehr Verbindlichkeit und klaren Standards hervorgehoben. Zugleich zeigen die Erfahrungen, dass sich insbesondere bei EfA-Diensten sowohl die Kostenübernahme durch die Länder als auch eine gezielte Roll-in-Begleitung in den Kommunen bewährt haben. Unverzichtbar bleibt darüber hinaus die Vernetzung, um Lösungen zu identifizieren und gemeinsam weiterzuentwickeln.

Wie es weitergeht

Die nächsten Wochen nutzen wir für eine vertiefte Analyse der Interviews und die Entwicklung der Online-Umfrage. Dabei wollen wir noch genauer untersuchen, welche Erfolgsfaktoren und Hürden den größten Einfluss auf die Nachnutzung haben. Wir freuen uns schon jetzt auf die nächsten Schritte und natürlich auf eine hohe Beteiligung an der Umfrage im Herbst. Um den Start unserer Umfrage nicht zu verpassen, bleibt auf dem Laufenden, entweder über unseren Newsletter oder auf LinkedIn.

Die Arbeit an dieser Studie wird uns ermöglicht durch den Beschluss des IT-Planungsrats zur Förderung der Kooperation zwischen NExT e. V. und der FITKO.