Mehr Nachnutzung im Arbeitsalltag: Unsere Praxistipps
Behörden stehen immer wieder vor neuen fachlichen Anforderungen, gerade im Zuge der Digitalisierung, und müssen dafür passende Lösungen finden. Dabei lohnt sich der Blick auf andere Verwaltungen: Welche Ansätze gibt es bereits, wie lassen sie sich in den eigenen Arbeitskontext integrieren – und was, wenn man eine selbst entwickelte Lösung für andere Verwaltungen bereitstellen möchte?
Mit unseren neuen Praxistipps „Nachnutzung im Arbeitsalltag: Was du konkret tun kannst“ möchten wir Verwaltungsmitarbeitenden genau dabei Orientierung geben.
Die Praxistipps sind aus unserer Studie „Nachnutzung in der öffentlichen Verwaltung“ hervorgegangen. In 33 Expert:inneninterviews und einer Online-Umfrage mit 547 Teilnehmer:innen haben wir untersucht, wie Nachnutzung in der Verwaltung aktuell erlebt wird, wo es Schwierigkeiten gibt und wie diese gelöst werden könnten. Die Ergebnisse haben wir anschließend gemeinsam mit Praktiker:innen weitergedacht und in konkrete Handlungsempfehlungen übersetzt.
Die Idee
Die Praxistipps können von Beschäftigten aller föderalen Ebenen und Hierarchien genutzt werden – unabhängig davon, ob Anfänger:in oder erfahrene Nachnutzende. Sie sind dabei weniger als starre Checkliste gedacht, sondern als praxisnahe Hilfestellung, aus der je nach Vorhaben einzelne Aspekte herausgegriffen werden können.
Ein weiteres Anliegen: Reuse (Nachnutzung) soll neben Buy (Fremdbezug) und Make (Eigenentwicklung) als gleichwertige strategische Option etabliert werden. Nachnutzung sollte deshalb von Beginn an systematisch geprüft werden.
Die Praxistipps unterscheiden zwei Ausgangssituationen: das Bereitstellen und das Nachnutzen von Lösungen. Ein integrierter Schnellcheck hilft dabei, die eigene Situation einzuordnen und die passenden Tipps zu finden.
Bereitstellen: Wenn eine eigene Lösung auch anderen helfen kann
Die Tipps decken verschiedene Phasen ab – von Entwicklung, Betrieb und Finanzierung bis hin zu Kommunikation und Dokumentation.
So lohnt es sich bereits bei der Entwicklung, potenzielle Nachnutzende einzubeziehen. Schon zwei oder drei informelle Gespräche mit anderen Verwaltungen können helfen, spätere Anpassungen zu vermeiden.
Auch rechtliche Fragen sollten früh berücksichtigt werden. Standardisierte Lizenz- und Vertragsmodelle können die spätere Mitnutzung erleichtern. Dokumentierte rechtliche oder datenschutzrechtliche Prüfungen ermöglichen es anderen Nachnutzenden, auf bestehenden Ergebnissen aufzubauen, statt bei null zu beginnen.
Nachnutzen: Wenn eine bestehende Lösung zum eigenen Vorhaben passen könnte
Nachnutzung beginnt nicht erst bei der technischen Umsetzung. Auch organisatorische, technische, kulturelle und rechtliche Aspekte spielen eine Rolle.
Bei der Suche lohnt sich ein systematischer Blick darauf, was bereits vorhanden ist. Neben Plattformen und Marktplätzen können auch IT-Dienstleister, persönliche Netzwerke und Communities wichtige Hinweise auf nachnutzbare Lösungen geben.
Bei der Frage, ob eine Lösung wirklich passt, gilt: Nachnutzung bedeutet selten, eine Lösung unverändert zu übernehmen. Unterschiede bei Fachverfahren, Prozessen oder organisatorischen Rahmenbedingungen können Anpassungen notwendig machen. Deshalb sollten Integrations- und Anpassungsaufwände frühzeitig eingeschätzt und die relevanten Personen – etwa aus Fachbereich, IT, Datenschutz und Vergabe – zusammengebracht werden.
Das sind nur einige wenige Beispiele aus den insgesamt 33 Tipps. Neben den eigentlichen Tipps findet ihr darin auch weiterführende, verlinkte Ressourcen, die euch bei der praktischen Umsetzung unterstützen können.
Auf dem Weg zur nachnutzungsfreundlichen Verwaltung
Mit den Praxistipps wollen wir konkrete Handlungsmöglichkeiten aufzeigen. Gleichzeitig wissen wir: Nicht alle Hürden lassen sich auf individueller Ebene im Arbeitsalltag lösen. Dafür braucht es veränderte Rahmenbedingungen, verbindliche Standards und ein einheitliches Vorgehen über die Ländergrenzen hinweg.
Genau hier setzen wir bei NExT mit der Werkstatt an: Gemeinsam mit Verwaltungsexpert:innen erarbeiten wir ein Policy Paper mit konkreten, politisch anschlussfähigen Handlungsempfehlungen. Über die Veröffentlichung des Policy Papers informieren wir auf unserer Webseite und in unserem Newsletter.
Bis dahin wünschen wir euch viel Spaß beim Lesen, Ausprobieren und Weitergeben unserer Praxistipps – und viel Erfolg beim Nachnutzen!