Eine Community of Practice in der Verwaltung gründen und erfolgreich leiten – worauf es ankommt
Kurz und konkret: Praxisimpulse für CoP-Leitungen zum Herunterladen
Die Verwaltung steht vor großen Herausforderungen: Transformation, Digitalisierung, neue Arbeitsformen. Ein Schlüssel, um diese Herausforderungen zu meistern, ist Vernetzung. Unsere Studie „Community of Practice in der öffentlichen Hand“ hat gezeigt: Communities of Practice (CoPs) sind dabei ein besonders wirkungsvolles Instrument. Sie bringen Menschen zusammen, die ähnliche Themen bewegen, tragen zur gegenseitigen Befähigung der Mitarbeitenden durch Peer-to-Peer-Lernen bei und fördern den Transfer von Wissen und Best-Practices. Doch was muss man eigentlich beachten, wenn man eine Community of Practice in der Verwaltung organisieren möchte?
Was ist eine Community of Practice?
Die von uns erstellte Aufstellung von Vernetzungsangeboten zeigt, schon heute gibt es in der Verwaltung zahlreiche Möglichkeiten, sich auszutauschen – von Konferenzen bis zu Netzwerktreffen. Eine besondere Form dieser Vernetzung sind Communities of Practice. CoPs sind informelle Gruppen von Menschen, die sich freiwillig zusammenschließen, um sich gegenseitig bei fachlichen Fragen zu unterstützen, Erfahrungen zu teilen und voneinander zu lernen oder gemeinschaftlich an der Lösung von Problemen arbeiten. Im Verwaltungskontext haben sich CoPs längst etabliert, von interföderalen Angeboten wie bei NExT bis hin zu Austauschräumen innerhalb einzelner Organisationen, wo sie den Wissenstransfer zwischen Mitarbeitenden fördern.
Erfolgsfaktoren für die Organisation einer CoP
Eine erfolgreiche Community ist kein Selbstläufer. Die Leitung übernimmt dabei verschiedene Aufgaben: Sie identifiziert relevante Themen, gewinnt geeignete Referent:innen, kümmert sich um die Koordination mit Co-Leitungen und kommuniziert mit den Mitgliedern. Häufig gehört auch die Pflege einer gemeinsamen Dokumentenablage oder eines E-Mail-Verteilers dazu. Besonders herausfordernd ist es oft, die Mitglieder zur aktiven Beteiligung zu motivieren, sei es durch Diskussionsbeiträge, das Einbringen eigener Themen oder durch Impulsvorträge.
Für alle, die eine CoP gründen oder nachhaltig gestalten möchten:
Unsere 10 Erfolgsfaktoren – kompakt zusammengefasst (weiter unten auch zum Download verfügbar):
- Klare Ziele setzen
Am Anfang steht eine klare Vision: Soll die CoP vor allem der Vernetzung dienen oder konkrete Arbeitsergebnisse erarbeiten? Die Ziele können gemeinsam mit den Mitgliedern entwickelt und sollten regelmäßig überprüft und an aktuelle Bedürfnisse angepasst werden. - Passende Gruppengröße und Formate wählen
Kleine Gruppen ermöglichen tiefere Zusammenarbeit, größere bieten breiteren Austausch. Erfolgreiches Community-Management berücksichtigt zudem abwechslungsreiche Angebote, um den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitglieder gerecht zu werden. Bewährte Formate sind z. B. Fachvorträge, Gruppendiskussionen, Lean Coffee Meetings, Brownbag-Sessions, Barcamps, Arbeitsgruppen oder Online-Speed-Dating. - Strukturiertes Community-Management
Klare Rollen, verlässliche Abläufe und gute und möglichst kontinuierliche Moderation geben Orientierung. Es gibt kein Patentrezept, entscheidend ist, dass die Struktur zu den Mitgliedern und ihren Bedürfnissen passt. - Relevante Inhalte bieten
Praxisnahe, aktuelle und anschlussfähige Themen steigern die Attraktivität. Inhalte sollten spezifisch und auf die beruflichen Anforderungen zugeschnitten sein. Zu allgemeine oder veraltete Themen senken die Motivation. - Sichtbarkeit sicherstellen und Mehrwert kommunizieren
Damit Interessierte von der Community erfahren, braucht es ein klares Profil und aktive Kommunikation. Auch Vorteile wie Wissenstransfer, Motivation und Nachnutzung sollten betont werden. Je besser der Nutzen sichtbar ist, desto leichter fällt es auch, die Unterstützung von Vorgesetzten für die Teilnahme zu gewinnen. Wir bei NExT haben zu diesem Zweck einen One-Pager mit den wichtigsten Mehrwerten der CoP-Teilnahme erstellt. - Niedrigschwelligen Zugang ermöglichen
Eine unkomplizierte Anmeldung, kostenfreie Teilnahme, frühzeitige Terminankündigungen und nutzerfreundliche Tools erleichtern den Einstieg. Das erforderliche Engagement sollte realistisch bleiben, da viele Mitarbeitende CoPs zusätzlich zu ihren regulären Aufgaben wahrnehmen. - Geschützten Raum schaffen
Offener Austausch über Fehler und Herausforderungen funktioniert nur, wenn Vertrauen da ist. Klare Regeln (z.B. Chatham House Rule), respektvolle Moderation, Aufbau persönlicher Verbindung zwischen den Mitgliedern (siehe Punkt 8) oder auch die bewusste Begrenzung der Teilnehmenden sind dafür die Basis. - Gemeinschaftsgefühl fördern
Mitglieder bleiben und engagieren sich, wenn sie sich willkommen fühlen und sich mit der Gruppe identifizieren. Persönliche Begegnungen, kleine Austauschformate, regelmäßige Treffen, Online-Speed-Dating und eine offene Ansprache (z.B. Arbeits-Du) stärken das Wir-Gefühl. - Engagement aktiv fördern
Lebendige Communities entstehen durch aktive Beteiligung. Oft braucht es eine gezielte Ansprache einzelner Mitglieder, um Impulse einzubringen. Hilfreich sind zudem Transparenz über die Themenplanung, das Betonen des informellen Charakters von Beiträgen und die Hervorhebung der Vorteile für Vortragende. - Wissen dokumentieren und teilen
Ergebnisse sollten so festgehalten werden, dass sie leicht auffindbar und für alle zugänglich sind, z.B. über eine gemeinsame Plattform mit Materialien, Protokollen oder Best Practices.
