Veröffentlichung Policy Paper: Handlungsempfehlungen zur Stärkung von Nachnutzung in der öffentlichen Verwaltung
Wie wird Nachnutzung in der öffentlichen Verwaltung vom Einzelfall zur Regel? Unser neues Policy Paper beantwortet diese Frage mit 15 konkreten Handlungsempfehlungen für Bund, Länder und föderale Steuerungsgremien. Sie beruhen auf den Ergebnissen unserer Studie zur Nachnutzung und wurden in einer NExTwerkstatt gemeinsam mit Verwaltungspraktiker:innen aller föderalen Ebenen erarbeitet.
Nils Vogel
Associate Research & Advocacy
Warum Nachnutzung in der Verwaltung jetzt gestärkt werden muss
Ob Onlinedienst, Fachverfahren oder Datenschutzkonzept: Bund, Länder und Kommunen entwickeln vielerorts parallel, was es andernorts schon gibt. Dabei gilt Nachnutzung – also das Übernehmen, Mitnutzen, Anpassen oder Weiterentwickeln bestehender digitaler Lösungen – längst als zentraler Hebel für eine schnellere und wirtschaftlichere Verwaltungsdigitalisierung.
Unsere Studie „Nachnutzung in der öffentlichen Verwaltung“ zeigt jedoch eine deutliche Lücke zwischen Anspruch und Praxis: Mehr als 90 Prozent der Befragten mit Nachnutzungserfahrung halten Nachnutzung für wichtig. Knapp 70 Prozent sind mit der Umsetzung aber unzufrieden oder stehen ihr ambivalent gegenüber. Als größte Hürden nennen sie strukturelle Defizite: eine fehlende bundesweite Gesamtstrategie, heterogene technische Infrastrukturen und eine unklare langfristige Finanzierung.
Gleichzeitig wächst der Handlungsdruck. Fachkräftemangel und knappe Haushalte lassen es immer weniger zu, vergleichbare Lösungen mehrfach zu entwickeln und zu betreiben. Und Bund und Länder stellen gerade zentrale Weichen, etwa mit dem Deutschland-Stack, der Deutschland-Architektur und dem Marktplatz Deutschland Digital. Darin liegt die Chance, Nachnutzung verbindlich in der Verwaltungsdigitalisierung zu verankern.
Von der Studie in die NExTwerkstatt
Aus den Ergebnissen der Studie haben wir Handlungsideen abgeleitet, wie sich Nachnutzung erleichtern und fördern lässt. Die Ideen für regelsetzende Akteure haben wir anschließend in einer NExTwerkstatt gemeinsam mit Verwaltungspraktiker:innen aus Bund, Ländern und Kommunen weiterentwickelt.
In zwei Workshops, einer asynchronen Arbeitsphase und ergänzenden Gesprächen haben die Teilnehmenden die Ideen nach Dringlichkeit, Umsetzbarkeit und Wirksamkeit priorisiert und mit ihrem Praxiswissen angereichert. So sind aus Forschungsergebnissen 15 konkrete Handlungsempfehlungen geworden, die die Erfahrung aus dem Verwaltungsalltag mitbringen.
NExTwerkstätten sind ein Arbeitsformat von NExT, in dem Verwaltungsmitarbeitende verschiedener föderaler Ebenen gemeinsam an konkreten Themen der digitalen Verwaltungstransformation arbeiten.
Die 15 Handlungsempfehlungen im Überblick
Die Empfehlungen sind in fünf Themenfeldern gebündelt.
1. Governance & Verbindlichkeit: Strategie- und Steuerungsdefizite werden als stärkste Hürden für Nachnutzung wahrgenommen. Ohne Verbindlichkeit bleibt diese freiwillig und inkonsistent. Viele Bausteine einer gemeinsamen Strategie bestehen jedoch bereits.
- Durchgängige Verantwortung für den Nachnutzungsprozess herstellen
- Verbindlichkeit bestehender Nachnutzungsinstrumente transparent machen und ihre Anwendung stärken
- Ende-zu-Ende-Verantwortung für den Rollout in jedem Land sichern
- Aufgabenbündelung selektiv prüfen und priorisieren
2. Standardisierung & zentrale Bereitstellung: Technische Interoperabilität und standardisierte Schnittstellen gelten als wichtigster Ansatz für Nachnutzung. Ohne gemeinsame Standards und zentral bereitgestellte Bausteine bleiben Lösungen technisch schwer anschlussfähig und damit für andere Verwaltungen unattraktiv.
- Standards anwenden und Interoperabilität sicherstellen
- Zentrale Bereitstellung von Basisdiensten nach transparenten Kriterien ausbauen
3. Nachhaltige Finanzierung: Ein zentrales Problem ist weniger die Finanzierung der Entwicklung neuer Lösungen als deren dauerhafte Finanzierung über die Projektphase hinaus. Nachnutzung braucht zudem verlässliche Rahmenbedingungen für die tatsächliche Übernahme nachnutzbarer Lösungen.
- Langfristige Finanzierung für Betrieb, Weiterentwicklung und Anbindung sichern
- Rechtliche Hürden bei der Übernahme nachnutzbarer Lösungen abbauen
- Verbreitung und Wirkung nachnutzbarer Lösungen erfassen
4. Bedarfsgerechtes Angebot, Orientierung & Auffindbarkeit: Die größte Einstiegshürde für Nachnutzung ist das fehlende Wissen darüber, wo Lösungen zu finden sind. Erfolgreiche Nachnutzung erfordert daher Transparenz über verfügbare Lösungen sowie ein bedarfsgerechtes und übernahmefähiges Angebot.
- Lösungsangebot an Bedarf und Übernahmefähigkeit ausrichten
- Orientierung durch einen zentralen Einstiegspunkt schaffen
- Transparenz über laufende Entwicklungsvorhaben schaffen
- Vernetzung und Communities institutionell verankern
5. Kulturwandel & Bewusstsein für Nachnutzung: Nachnutzung scheitert weniger am Misstrauen als daran, dass sie noch nicht selbstverständlich ist. Damit sich das ändert, braucht es Vorbilder auf den Entscheidungsebenen sowie Anerkennung für erfolgreiche Nachnutzung.
- Nachnutzung auf Entscheidungsebene vorleben
- Erfolgreiche Nachnutzung würdigen und sichtbar machen
Bestehendes stärken statt Neues erfinden
Allen Empfehlungen liegt ein gemeinsamer Gedanke zugrunde: Sie setzen bewusst an bestehenden Strukturen und laufenden Vorhaben an, statt neue zu fordern. Vieles ist bereits angelegt. Entscheidend ist, diese Ansätze sichtbar zu machen, verbindlich zu verankern und gezielt auszubauen. Damit lassen sich die Empfehlungen direkt in die laufenden Reformprozesse einbringen und können jetzt wirksam werden.
Vom Papier in die Umsetzung
Das Policy Paper richtet sich nicht an eine einzelne Institution, sondern an alle regelsetzenden Akteure in Bund, Ländern und föderalen Steuerungsgremien. Gefragt sind nun diejenigen, die in ihrem Verantwortungsbereich prüfen können, welche Empfehlungen sich aufgreifen lassen.
Viele Hebel liegen auch direkt bei einzelnen Verwaltungsmitarbeitenden. Für sie haben wir parallel Praxistipps zur Nachnutzung zusammengestellt.
Wir danken allen Teilnehmer:innen der NExTwerkstatt sowie allen weiteren Gesprächspartner:innen, die ihr Praxiswissen mit uns geteilt haben.